Ruošiant dokumentus, kurie vienas nuo kitos skiriasi labai nedaug (kvietimus, šventinius sveikinimus, sertifikatus, padėkas, sutartis), galima pasinaudoti „Microsoft Word“ programos kortelės „Mailings“ komandomis.
Didžioji dalis informacijos tokiuose dokumentuose yra vienoda, skiriasi tik tam tikri duomenys. Serijiniai (masiniai) dokumentai kuriami sujungiant du dokumentus:
- pagrindinį, kuriame yra vienoda informacija, „MS Word“ failą.
- duomenų šaltinio failą, kuriame yra kintanti informacija. Patogiausia naudoti „MS Excel“ failą.
Serijinių dokumentų parengimas atliekamas tokia tvarka:
- Pagrindinio dokumento nekintamos dalies parengimas.
- Duomenų šaltinio failo prijungimas.
- Duomenų iš duomenų šaltinio failo įterpimas į atitinkamas pagrindinio dokumento dalis.
- Tiražo suformavimas.
Kelios tipinės situacijos, kuriose ši komanda supaprastina darbą:
- Mokymo įstaiga organizuoja vasaros stovyklą moksleiviams ir su visais moksleivio tėvais arba globėjais turi pasirašyti sutartį. Sutarties tekstas yra vienodas, skiriasi tik moksleivio informacija. Sutarties šablonas parengiamas „MS Word“ programoje, moksleivio informacija suvedama „MS Excel“ faile.
- Konferencijos dalyviams reikia atspausdinti kelis šimtus sertifikatų. Sertifikato šablonas parengiamas „MS Word“ programoje, dalyvių, kuriems bus spausdinamas sertifikatas, duomenys suvedami „MS Excel“ faile.
- Mėnesio pabaigoje reikia išsiųsti laiškus visiems skolininkams. Kad nereikėtų kurti kiekvieno laiško atskirai, galima laiško tekstą parengti „ MS Word“ programoje, o besikeičiančius duomenis (skolininko pavardė, skolos dydis, elektroninis paštas, kuriuo bus siunčiamas laiškas, saugomi „MS Excel“ faile).
Praktinis sertifikatų parengimo ir atspausdinimo pavyzdys:
- Sukuriami failai – dokumento (sertifikato) šablonas ir dalyvių sąrašas.
- Prie „MS Word“ šablono prijungiamas „MS Excel“ failas-sąrašas „Mailings“ » „Select Recipients“ » „Use Existing List“…
Reikia nurodyti „MS Excel“ failą ir darbo lapą, kuriame yra duomenys.
- Mygtuku „Insert Merge Field“ įterpiami stulpelių laukai iš „MS Excel“ sąrašo.
- „Result“ mygtuku vaizdas perjungiamas į rezultatų rodymą.
- Peržiūrėti įrašus galima priemonių grupės „Preview Result“ mygtukais „Next Record“, „Previous Record“.
- Dokumentų suliejimas atliekamas mygtuko „Finish & Merge“ komandomis:
- „Edit Individual Documents“ – suformuojamas naujas „MS Word“ dokumentas, kuriame kiekvienas tiražo egzempliorius sudaro atskirą lapą (sekciją).
- „Print Document“ – atspausdinami sulieti dokumentai
- „Send E-mail Messages..“ – išsiunčiami dokumentai elektroniniu paštu.
- Jei sertifikatus norime atspausdinti, renkamės „Finish & Merge“ komandą „Print Documents…“ nurodome kiek įrašų norėsime spausdinti ir „OK“.
